Dat 2020 een hectisch jaar was voor Team ICT zal niemand verbazen. De vijf mannen beheren 13.000 Office365-accounts, met 8.000 actieve Teams-gebruikers in zo’n 10.000 vergaderingen, verspreid over 2.100 kanalen. Dat zijn althans de cijfers van december. In januari zagen die er heel anders uit. ‘Lang niet elke leerling had toen een Office-account’, zegt Martin Brouwer. ‘Zeker in groep 1, 2 of 3 niet.’ Tijdens de eerste lockdown maakte het team bijna vierduizend accounts aan en resette handmatig minstens zoveel wachtwoorden. Ondertussen zagen ze op de scholen een wildgroei aan online initiatieven ontstaan. ‘Elke leerkracht bedacht eigen oplossingen voor het afstandsonderwijs’, vertelt Ali Harbelioglu. ‘De een gaf les via Zoom, de tweede via Skype en een derde zette instructiefilmpjes op YouTube. Allemaal kanalen die voor een onderwijsinstelling veel te privacygevoelig zijn.’ Daarop riep het team alle ICT-coördinatoren van de Spaarnesantscholen bij elkaar om advies te geven, best practices uit te wisselen en afspraken te maken. Hoe film je een instructie, waar sla je het filmpje op, hoe maak je een groep aan in Teams, hoe verstuur je een opdracht? ‘Inmiddels hebben we dáár zelfs instructiefilmpjes voor gemaakt’, lacht Brouwer.
Een van de afspraken is dat alle scholen uitsluitend Microsoft Teams gebruiken voor de online lessen. ‘We hadden al een gebruikersovereenkomst met Microsoft en kunnen het systeem centraal beheren’, legt Nick Stavenuiter uit. ‘Zo hebben we ervoor gezorgd dat leerlingen in hun adresboek alleen de leerlingen en leerkrachten van hun eigen school zien en niet meer zelf groepen kunnen aanmaken. Zeker in het begin hadden zij sneller dan de leerkrachten door hoe je dat moest doen – de vriendengroepjes schoten als paddenstoelen uit de grond.’
Door een uitstekende infrastructuur had Team ICT een voorsprong op de digitale stroomversnelling die corona teweegbracht. ‘Iedere leerkracht had al een MacBook en de scholen beschikten over voldoende iPads om uit te delen aan leerlingen’, vertelt beleidsadviseur Jos Bosten. Daar bovenop legde Vodafone in 2020 volgens planning een nieuw glasvezelnetwerk aan in alle schoolgebouwen. Het team richtte de routers in en optimaliseerde enkele netwerken met nieuwe switches en wifizenders. Harbelioglu: ‘Een sneller en stabieler internet was erg welkom. Soms was een hele school tegelijk aan het Teamen.’
De grote drukte dwong Team ICT ook zichzelf te professionaliseren. Alle vragen worden nu uitsluitend afgehandeld via het centrale ticketsysteem (in plaats van via Whatsapp of telefoontjes), het resetten van wachtwoorden is geautomatiseerd en er is een besloten Vimeo-omgeving voor instructiefilmpjes. Waar de teamleden het meest trots op zijn? Daar zijn ze het snel over eens: hun geoliede samenwerking. ‘Vanuit de hele stichting kregen we complimenten over de manier waarop we zo snel en goed het hele Teams-gebeuren draaiende kregen.’